Microsoft wiste M365-data van non-profits te vroeg en kan niet zeggen wát er weg is

Microsoft heeft bij een aantal non-profitklanten Microsoft 365-data verwijderd voordat de bewaartermijn was verstreken. Het bedrijf zegt dat de data niet meer te herstellen is en dat het niet kan aangeven wát er precies weg is — of zelfs of er bij een specifieke klant iets verloren is gegaan. Dat blijkt uit een exclusief bericht van The Register van maandag, op basis van correspondentie met een getroffen klant en een reactie van Microsoft zelf.

Het aflopen van een gratis licentie

De aanleiding is het uitfaseren van de Microsoft 365 Business Premium-grant. Die regeling gaf non-profits tien gratis licenties op de Business Premium-suite. Microsoft kondigde in mei 2025 aan dat de grant na 1 juli van dat jaar niet zou worden verlengd. In plaats daarvan kwamen er maximaal 300 gratis licenties op het lichtere Microsoft 365 Business Basic, plus korting op onder meer Business Premium.

Klanten kregen destijds het advies hun gebruikers vóór de opzegging naar een ander non-profitplan te verhuizen, om verstoring of dataverlies te voorkomen. Wat ze niet in Microsoft 365 wilden houden, konden ze exporteren.

Verwijderd binnen het exportvenster

Het misgaan begon ná het deactiveren van de abonnementen. In een mail aan een getroffen klant, die The Register heeft gezien, geeft Microsoft toe dat het "door een fout" resterende data heeft verwijderd voordat het bewaar- en exportvenster was afgelopen. Pogingen om die data terug te halen zijn mislukt: "We hebben de herstelopties nu onderzocht, maar de data kan helaas niet worden hersteld."

Even opvallend is wat Microsoft níet kan. Het bedrijf zegt "op dit moment geen lijst te kunnen verstrekken waaruit blijkt welke data mogelijk is verwijderd, of dat er überhaupt data is verwijderd". Het kon alleen vaststellen dat het probleem verlopen Business Premium-abonnementen betrof.

Tegen The Register bevestigde een woordvoerder de te vroege verwijdering: "Nadat de geldende opzegtermijnen waren verstreken en abonnementen waren beëindigd, heeft een fout ertoe geleid dat resterende data, indien aanwezig, is verwijderd voordat de bewaartermijn was afgelopen." Microsoft liet niet weten hoeveel non-profits geraakt zijn, hoeveel te vroeg de verwijdering plaatsvond, of wat de fout veroorzaakte.

Een gesprek als compensatie

Microsoft zegt de gevolgen te betreuren en biedt getroffen organisaties een gratis "concierge service" aan: een gesprek met een Microsoft-specialist die helpt bij het opzetten van een nieuwe Microsoft 365-omgeving en vragen beantwoordt. Zoals The Register droog opmerkt: nuttig als je een nieuwe omgeving wil bouwen, minder nuttig als je vooral de data terug wilde die uit de oude is verdwenen.

Waarom dit relevant is bij elke tenantmigratie

Voor beheerders zit de les in de aanname eronder. Een retentieperiode na het aflopen van een abonnement is een kans om nog bij je data te komen, geen back-up en geen garantie. Wie een tenant of licentieplan uitfaseert, heeft aan het einde van dat traject alleen zekerheid over data die buiten de betrokken omgeving staat — een eigen export, of een back-up bij een derde partij. Dat Microsoft in dit geval zelf niet kan reconstrueren wat er verwijderd is, maakt het punt scherper: zonder eigen inventarisatie vóór de opzegging is er ook achteraf geen manier om vast te stellen wat je kwijt bent.